建立律师事务所非诉讼业务支持系统 规范、拓展非诉讼法律服务

2019-08-22

　　【背景与序言】

　　我们执业的律师事务所主要服务范围涉及土地、工程建设、房地产开发等领域，自成立以来曾经或正在为安徽国家会展中心、合肥市政务文化新区政务综合楼、安徽合肥体育中心、合肥经济技术开发区污水处理厂等安徽省、合肥市的重点工程和多个房地产开发项目提供全过程法律服务，以非诉讼方式为上述项目建设(开发)提供大量的非诉讼法律服务。为了提高服务的质量、效率，规范律师的执业行为，以适应项目建设(开发)对法律服务的需求，我所自为项目建设(开发)提供全过程法律服务以来，先后采取了下列措施：培养了解服务领域专业知识、熟悉服务领域操作流程的法律从业人员，以提高服务的专业性和针对性;引进工程项目管理模式改革法律服务的方式，优化人员配置，提高服务的效率和质量;加强过程控制和非诉讼业务的档案管理方面，规范从业人员的执业行为。

　　随着服务项目的增多，2003年下半年我所围绕“如何将从业人员在近年的服务实践中，积累的非诉讼法律服务经验转化成律师事务所的经验，律师事务所前期管理方面的经验转化成推动律师事务所发展的资源，以实现最大限度地提高服务质量、效率，规范从业人员的执业行为，拓展服务的深度和广度”这个问题进行讨论、研究。在讨论、研究的过程中，我们发现以下问题：我国关于非诉讼法律服务业务的国家规范、行业规范严重缺失;现有的各种软件、系统，多为一般性的汇编性数据库;关于质量控制的各种质量认证体系，对于一般的律师事务所来说运行成本相对较大。于是我们萌发了自己开发本所非诉讼业务支持系统的念头，并于2003年底组织人员着手开发。经过半年的努力，该系统现已初步开发完成，进入试运行阶段。作为该系统开发的参与者，我们现结合该系统的开发情况，谈谈我们对律师事务所非诉讼业务支持系统(以下简称非诉支持系统)的几点认识。

　　【我所非诉支持系统简介】

　　我所通过对当前服务领域、现有人力资源的分析，现有服务模式、前期工作经验的总结，前期业务资料的梳理，非诉业务支持系统包括下列内容：1.房产工程、土地事务、公司事务三大类若干小类的非诉讼业务类型子系统;2.建立了各类主要非诉讼业务的操作和质量控制流程子系统;3.上述各类非诉业务的常用文书与文件范本及前期业务的电子档案子系统;4.培训系统及使用说明系统。

　　在试运行阶段，我们按照业务分类，成立了三个以合伙人为负责人、律师和律师助理为成员的专业项目小组，分别负责各自业务分类子系统及相关内容的试运行和完善工作。同时结合非诉业务支持系统制定了项目小组的工作职责、系统维护与完善规则等配套规章制度。

　　【非诉支持系统概述】

　　一、关于非诉支持系统的概念与内容

　　我们理解律师事务所的非诉支持系统是指以专业分类为基础，以业务管理程序、业务操作程序、各种文书范本和律师非诉讼业务电子档案等子系统为核心，可以实现管理、指导、学习、研究等功能，并可以定期进行更新、升级的数据库。其应包括但不限于下列内容：

　　1.按照既定的分类标准，将纷繁复杂的各种非诉讼业务划归至各类别的非诉讼业务分类子系统;

　　2.在非诉业务分类子系统的基础上，设定重要、复杂的具体非诉讼业务操作指引流程和文书范本的学习子系统。

　　3.包括质量控制、人员培训、档案管理等内容的管理子系统;

　　4.截止某时点的律师事务所全部非诉讼电子档案的档案子系统;

　　5.以非诉业务分类子系统为基础的法律规范汇编子系统。

　　6.系统使用说明子系统。

　　二、非诉支持系统充分发挥作用的条件

　　通过参与我所非诉支持系统的开发，我们认为非诉业务支持系统能否发挥或发挥多大作用，与下列几个方面有关：

　　1.良好的内部局域网络环境

　　良好的内部局域网络环境是非诉支持系统升级、电子档案管理功能的必备条件，同时也是实现保密、高效、节约成本等目的需求。

　　2.实际服务领域与非诉支持系统中的业务分类子系统最大限度的一致性

　　只有足够的需求，才能保证非诉业务支持系统的使用频率，而使用频率关系到该系统的更新、质量;另一方面，系统不能适应经常性业务的使用需求，也将使该系统的指导、管理等功能减低。

　　3.专业人员参与非诉支持系统开发、维护的程度

　　非诉支持系统的开发、更新，必须有丰富理论和实践经验的软件开发、法律专业性人员共同参与。对律师事务所而言，全体法律从业人员的积极参与，有利于保障该系统的实用性、适当超前性。

　　4.有与非诉支持系统相配套的使用、维护、监督等内部管理制度。

　　三、非诉支持系统的作用

1. 可以提高服务质量和效率

　　通过业务分类子系统、业务流程指引、文书范本、电子档案及质量控制、法律规范汇编等非诉支持系统的内容，从业人员可以在短时间内获得同类非诉业务的操作方式、文本基本内容、质量跟踪记录、相关专业法律规范等信息，从而明确该类服务的基本状况和办案思路，借鉴以往成功的经验，避免出现重大遗漏，而将主要精力投入到对具体服务事项个性方面的研究，增强服务的针对性。

　　2.有利于增强律师事务所的业务拓展能力

　　一个有效合理的非诉业务支持系统，可使原本需几个人的工作可以由一人及时完成，极大地提高了效率，使律师事务所增强业务承接能力。另外，法律服务市场日益发展和服务领域不断拓展的同时，对法律服务的要求将逐步提高，规范的管理、操作程序合理的律师事务所将成为法律服务对象选择律师事务所的重要标准之一。所以建立并有效落实非诉支持系统的律师事务所，获得非诉讼服务机会的概率将增大。

　　3. 非诉支持系统的建立有利于律师事务所的人才培养

　　利用非诉支持系统可以有计划、分专业、系统地对新引进人员进行培训，使其能够在较短的时间内，熟悉律师事务所的主要业务，掌握业务流程和法律事务的专业知识;重要的非诉业务，应该由团队合作、协作完成，通过非诉支持系统运行，可以培养从业人员的团队思维、理念。

　　以上即是我们关于非诉业务支持系统的一些不成熟看法，请各位同仁指正、赐教。

　　安徽同业律师事务所 杜家勤　林 超